Lignes directrices en matière de candidature
Jeux de l'Ontario

Vue d’ensemble des Jeux de l’Ontario

La province de l’Ontario et le ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport (MTCS) sous la marque de Jeux de l’Ontario, ont le plaisir de dévoiler les lignes directrices en matière de candidature pour les futurs Jeux de l’Ontario qui se dérouleront entre 2022 et 2025. La province s’apprête à présenter cinq Jeux multisports mettant en vedette les athlètes et les communautés de l’Ontario. Les Jeux offrent aux participants, aux bénévoles et aux spectateurs la possibilité de découvrir les plaisirs des Jeux multisports, tout en laissant derrière eux un legs important qui se traduit en fierté communautaire et contribue au développement du tourisme sportif. Depuis 1970, les Jeux ont réuni des athlètes, parmi les meilleurs de la province, et leur ont permis de réaliser leurs rêves et de viser l’excellence dans le sport. Les lignes directrices s’appliquent aux Jeux suivants :

  • 2022 & 2024 Jeux d’hiver de l’Ontario
  • 2022 & 2024 Jeux d’été de l’Ontario
  • 2022 & 2024 Jeux d’été de l’Ontario des 55+
  • 2023 & 2025 Jeux d’hiver de l’Ontario des 55+
  • 2023 & 2025 Jeux ParaSport de l’Ontario

Pourquoi organiser des Jeux de l’Ontario dans votre communauté ?

  • Pour accroître l’activité économique et le tourisme dans la communauté et la région. Des milliers de participants et leurs familles se rendront dans votre communauté, ce qui entraînera des dépenses locales importantes.
  • Pour rehausser votre curriculum vitae communautaire grâce à l’accueil d’un événement sportif local. Les Jeux sont l’occasion de démontrer la capacité de la communauté d’accueillir des événements sportifs, petits et grands.
  • Pour monter une base solide de bénévoles qualifiés dans la communauté qui appuieront les possibilités futures d’accueil d’événements sportives.
  • Pour bâtir l’esprit communautaire et la fierté. Les Jeux de l’Ontario offrent une occasion rare d’accueillir des participants de toutes les régions de la province.
  • Pour la possibilité d’accueillir un événement sportif unique avec un soutien sans précédent. Le personnel du ministère soutiendra votre communauté comme aucun autre événement sportif.

Comment Jeux de l’Ontario soutient-il les communautés d’accueil ?

La tenue des Jeux de l’Ontario est une entreprise énorme mais gratifiante pour les communautés d’accueil. Tous les Jeux de l’Ontario sont organisés en partenariat avec Jeux de l’Ontario. Une équipe consultative appuiera les communautés d’accueil à chaque étape du processus. Ensemble, Jeux de l’Ontario et les hôtes des Jeux de l’Ontario travailleront en étroite collaboration pour assurer le succès des Jeux et faire en sorte que le programme des Jeux de l’Ontario devienne le principal événement sportif provincial du Canada.

Les principaux points saillants de l’appui de la province sont les suivants:

Subventions d’accueil

Tous les hôtes des Jeux de l’Ontario recevront une subvention d’accueil de la province. Les montants des subventions sont payés en versements échelonnés pour aider à compenser les coûts de l’accueil des Jeux de l’Ontario. La subvention, ainsi que les frais d’inscription des participants et les revenus générés par l’hôte (contributions municipales, autres subventions et commandites), couvrent les dépenses liées à la tenue des Jeux de l’Ontario.

Montant des subventions d'accueil
Jeux Montant de la subvention d’accueil Financement de legs ou pour éventualité Financement total fourni par Jeux de l’Ontario
Jeux d’hiver de l’Ontario
Jeux d’été de l’Ontario
$900,000 $100,000 $1,000,000
Jeux d’hiver de l’Ontario des 55+
Jeux d’été de l’Ontario des 55+
$210,000 $25,000 $235,000
Jeux ParaSport de l’Ontario $125,000 $10,000 $135,000

 

Fonds de legs ou pour éventualités

Une partie du financement total fourni par la province est affectée à un legs pour communauté d’accueil ou à une éventualité en cas de déficit. Si une communauté d’accueil accuse un déficit, les fonds supplémentaires peuvent être utilisés pour réduire le déficit jusqu’à concurrence du maximum indiqué dans le tableau ci-dessus. S’il n’y a pas de déficit, la communauté d’accueil recevra le montant total qui sera utilisé pour les initiatives convenues en matière de legs des Jeux.

Pratiques exemplaires - Transfert des ressources de connaissances

Dans le cadre de la tenue des Jeux, les communautés recevront une trousse de pratiques exemplaires et de ressources sur le transfert des connaissances qui comprendra des descriptions de travail pour les présidents de comités, des organigrammes, des chemins critiques, des modèles et d’autres documents ressources. Toutes les ressources sont examinées par Jeux de l’Ontario et mises à jour pour s’assurer qu’elles reflètent les meilleures pratiques d’accueil des Jeux multisports en Ontario.

Équipement et matériel

Jeux de l’Ontario gère un inventaire central de l’équipement et du matériel mis à la disposition de tous les hôtes des Jeux de l’Ontario pendant les Jeux et les événements qui précèdent les Jeux. Ces ressources visent à réduire les coûts d’accueil, à réduire le gaspillage de la signalisation à usage unique des événements et à offrir une expérience des Jeux avec un aspect et une convivialité uniformes. L’équipement et le matériel disponibles sont :

  • panneaux de signalisation en plastique à cadre en A, grandes bannières de bienvenue de 8 à 10 pieds, panneaux d’orientation, etc;
  • vasque et torches à utiliser lors de la cérémonie d’ouverture;
  • podiums, podiums de terrain et plateaux à médailles pour toutes les cérémonies de remise des médailles; et
  • autres équipements : rallonges, barrettes multiprises, tentes, etc.

Ontario Games Bid Timelines 2022-2025

Jeux d’hiver et d’été de l’Ontario
Task 2022 Ontario
Winter Games
2022 Ontario
Summer Games
2024 Ontario
Winter Games
2024 Ontario
Summer Games
Date limite de
présentation de la lettre
d’intention
30 avril 2019 30 avril 2019 30 octobre 2020 31 mars 2021
Date limite de
présentation des
soumissions
14 juin 2019 14 juin 2019 8 janvier 2021 11 juin 2021
Examen du site Juillet 2019 Juillet 2019 Février 2021 Juillet 2021
Annonce officielle Août 2019 Août 2019 Mars 2021 Août 2021
Dates de l’événement Mars 2022 Août 2022 Mars 2024 Août 2024


Jeux d’hiver et d’été de l’Ontario des 55+
Tâche Jeux d’été de
l’Ontario des 55+ 2022
Jeux d’hiver de
l’Ontario des 55+ 2023
Jeux d’été de
l’Ontario des 55+ 2024
Jeux d’hiver de
l’Ontario des 55+ 2025
Date limite de présentation de la lettre d’intention 30 avril 2019 31 octobre 2019 15 avril 2021 30 octobre 2021
Date limite de présentation des soumissions 14 juin 2019 10 janvier 2020 25 juin 2021 6 janvier 2022
Examen du site Juillet 2019 Février 2020 Juillet 2021 Février 2022
Annonce officielle Août 2019 Mars 2020 Août 2021 Mars 2022
Dates de l’événement Août 2022 Février 2023 Août 2024 Février 2025


Jeux ParaSport de l’Ontario
Tâche Jeux ParaSport de l’Ontario 2023 Jeux ParaSport de l’Ontario 2025
Date limite de présentation de la lettre d’intention 15 octobre 2019 15 octobre 2021
Date limite de présentation des soumissions 14 décembre 2019 15 décembre 2021
Examen du site Janvier 2020 January 2022
Annonce officielle Mars 2020 Mars 2022
Dates de l’événement Février-mars 2023 À déterminer - 2025


Faits en bref et information sur les Jeux de l’Ontario

Faits et chiffres
Jeux de l’Ontario Participants Sports Activité économique locale
Jeu d’hiver 2700 à 3300 25 4 à 6+ M$
Jeux d’été 3000 à 3500 21 4 à 6+ M$
Jeux ParaSport 400+ 10 500 000+ $
Jeux d’hiver des 55+ 1400+ 16-20 1,5+ M$
Jeux d’été des 55+ 1,400+ 16-20 1,5+ M$


Processus de candidature pour l’accueil des Jeux de l’Ontario

Lettre d’intention

Les communautés souhaitant présenter leur candidature pour accueillir l’un des cinq Jeux mentionnés doivent remettre une lettre d’intention à Jeux de l’Ontario avant la date indiquée ci-dessus. Cette lettre d’intention permettra à Jeux de l’Ontario de communiquer directement avec votre communauté et de vous aider à préparer votre candidature.

Remarque:En remettant une lettre d’intention, la communauté ne s’engage pas à présenter sa candidature. La lettre d’intention lui permet de consulter Jeux de l’Ontario et de discuter des aspects de sa demande, et de s’assurer qu’elle est en mesure de présenter la meilleure offre pour sa communauté.

Afin de garantir un processus de candidature juste et équitable, les questions et les renseignements supplémentaires au sujet des Jeux seront partagés avec l’ensemble des communautés ayant soumis des lettres d’intention.

Présentation d’une candidature

Lors de la préparation de leur candidature, les communautés doivent inclure tous les éléments mentionnés dans la section Exigences du dossier de candidature. Les communautés doivent envoyer au moins un exemplaire au format papier et un exemplaire électronique de leur dossier de candidature avant l’échéance indiquée ci-dessus. Les exemplaires originaux de chaque lettre de recommandation doivent être joints au dossier de candidature au format papier.

Examen du dossier de candidature et visites des lieux

Le personnel de Jeux de l’Ontario nommera un comité d’examen des lieux (le comité) qui évaluera chaque dossier de candidature en fonction des exigences figurant dans la section Exigences du dossier de candidature. Le comité sera composé de membres du MTCS, d’organismes provinciaux de sport et de professionnels possédant de l’expérience dans l’accueil de jeux multisports. En plus du comité, l’Ontario Senior Games Association (OSGA) participera directement à l’évaluation des dossiers de candidature pour leurs Jeux respectifs. Le comité dressera une liste restreinte de communautés à visiter en fonction des dossiers écrits et de l’évaluation effectuée par le comité.

La visite des lieux permettra au comité d’évaluer de manière plus approfondie les forces et les faiblesses de chaque dossier. En outre, le comité pourra poser toutes les questions qu’il souhaite afin d’obtenir de plus amples renseignements. Le cas échéant, les renseignements demandés par le comité devront lui être transmis au plus tard une semaine après la demande. La visite des lieux permettra également à la communauté de renforcer et d’améliorer son dossier de candidature.

Recommandation au ministre

Au terme du processus d’évaluation, une recommandation sera formulée pour l’approbation du ministre du Tourisme, de la Culture et du Sport.

Annonce officielle à la communauté sélectionnée

Lorsque Jeux de l’Ontario recevra l’approbation finale, il informera la communauté sélectionnée et préparera une annonce officielle.

Contenu de votre dossier de candidature

Le dossier de candidature doit indiquer clairement comment votre communauté pourrait accueillir avec succès les Jeux de l’Ontario. Les sections suivantes résument les domaines de responsabilités essentiels à la réussite des Jeux. Chaque domaine de responsabilité est assorti d’exigences obligatoires. Si le dossier de candidature ne respecte pas ces exigences, il sera considéré comme incomplet.

1. Introduction

L’organisation des Jeux est le fruit d’un partenariat entre la communauté d’accueil, Jeux de l’Ontario et l’Ontario Senior Games Association (pour les Jeux de l’Ontario des 55+). C’est l’occasion idéale de mettre votre communauté en valeur aux yeux du reste de la province. Si vous présentez votre candidature pour accueillir l’un des Jeux de l’Ontario, vous devez indiquer la raison de votre décision dans votre dossier. Chaque communauté d’accueil devra former un comité organisateur des Jeux (COJ) et mettre sur pied un plan de transition entre la présentation du dossier de candidature et le début des activités du COJ. Le COJ sera composé de bénévoles dévoués qui assureront la mise en œuvre des différents éléments des Jeux.

Note: Toutes les annexes mentionnées dans les lignes directrices en matière de candidature sont disponibles sur demande adressée par courriel à Games.Ontario@ontario.ca

Exigences du dossier de candidature

  • Présentation de la communauté
    • Expérience pertinente dans l’organisation d’événements
  • Intention de la communauté de présenter une candidature
    • Pourquoi présentez-vous une candidature ?
    • Qu’est-ce qui rend votre communauté unique?
    • Pourquoi Jeux de l’Ontario devrait-elle considérer votre communauté plutôt que d’autres?
    • Quels sont les résultats potentiels que la communauté cherche à obtenir en accueillant les Jeux?
  • Soutien communautaire
    • Résolution du conseil municipal indiquant soutien de la candidature
    • Contribution financière proposée ou anticipée du conseil municipal
    • Autres lettres d’appui des partenaires communautaires
  • Formation d’un comité d’organisation des Jeux (COJ) (Annexe - Exemple de structure du COJ)
    • Comment et quand le président du COJ sera-t-il choisi?
    • Comment et quand un directeur général des Jeux sera-t-il choisi?
    • Comment les membres du COJ seront-ils choisis?
    • Plan de transition pour que la communauté passe de la présentation de la candidature à un COJ fonctionnel.

2.Finances

Le MTCS accorde des subventions de fonctionnement pour chacun des cinq Jeux de l’Ontario. Veuillez consulter les annexes pour obtenir un résumé des dépenses auxquelles la subvention de fonctionnement doit servir lors de la tenue des Jeux. De plus, chaque communauté d’accueil percevra les frais d’inscription indiqués ci-dessous pour chaque participant.

Previous and New Hosting Grant Amounts
Jeux Subvention d’accueil Frais d’inscription* Total prévus des
frais d’inscription
Jeux d’été de l’Ontario 900 000 $ 90 $ à 115 $
(athlètes seulement)
260 000 $ à 290 000 $
Jeux d’hiver de l’Ontario 900 000 $ 90 $ à 115 $ (athlètes seulement) 250 000 $ à 270 000 $
Jeux d’hiver de l’Ontario des 55+ 210 000 $ 150 $ (participants)250+ $ (non-participants) 210 000 $
Jeux d’été de l’Ontario des 55+ $210,000 $150 (Participants)
$250+ (Non-Participants)
150 000 $
Jeux ParaSport de l’Ontario 100 000 $ 110 $ (athlètes et personnel de soutien) 30 000 $ à 40 000 $

Remarque :

  • Le montant total des frais d’inscription variera en fonction du nombre de participants inscrits. Jeux de l’Ontario ne peut garantir le nombre de participants.
  • Jeux de l’Ontario se réserve le droit de modifier les frais d’inscription jusqu’à 12 mois avant les Jeux.
  • Les frais d’inscription aux Jeux d’été et d’hiver varient selon la durée des compétitions sportives.
  • Les principaux officiels pour tous les Jeux ne paient pas de frais d’inscription, mais ils reçoivent les repas et l’hébergement.
  • Coaches and team managers for the Ontario Winter/Summer Games and Ontario Parasport Games do not pay a registration fee but they are provided with meals and accommodation.
  • Les coordonnateurs de district pour les Jeux de l’Ontario des 55+ paient les frais d’inscription des participants et reçoivent les repas et l’hébergement.

Exigences du dossier de candidature

  • Le budget proposé comprend toutes les recettes et les dépenses prévues. (Annexe - Modèle de budget des Jeux de l’Ontario)
  • Toutes les candidatures doivent utiliser le modèle fourni et inclure tous les calculs budgétaires.
  • Les Jeux d’hiver et d’été de l’Ontario, et les Jeux d’hiver et d’été des 55+ doivent être dotés d’un poste de directeur général.
  • Les sources potentielles de revenus, y compris une ventilation des revenus confirmés (subvention d’accueil, frais d’inscription, contribution municipale (si confirmée) et revenus non confirmés (autres subventions, commandites, etc.).
  • Plan de gestion des risques, y compris un plan dans l’éventualité où les Jeux sont déficitaires.

3.Aspects techniques des sports

Processus de sélection des sports – Jeux d’hiver et d’été de l’Ontario et Jeux ParaSport de l’Ontario :

Jeux de l’Ontario mettra sur pied un processus de sélection des sports pour tous les organismes provinciaux de sport reconnus de l’Ontario. Ce processus a pour objectif de veiller à ce que tous les sports intègrent les Jeux dans leur programme de perfectionnement des athlètes, des entraîneurs et des officiels. Une liste définitive des sports, indiquant notamment le nombre de participants prévu, sera remise à la communauté d’accueil au moins 12 mois avant les Jeux.

Les Jeux d’hiver/d’été de l’Ontario devraient accueillir environ 3500 participants dans 25 sports, et les Jeux ParaSport de l’Ontario devraient réunir jusqu’à 550 participants pour 10 à 12 sports.

Processus de sélection des sports – Jeux d’hiver et d’été et Jeux de l’Ontario des 55+:

En consultation avec l’Ontario Senior Games Association, les sports seront sélectionnés pour chacun des Jeux de l’Ontario des 55+. La désignation des événements est déterminée à l’aide des statistiques et des tendances les plus récentes en matière de participation des personnes âgées. Cette répartition, ainsi que le nombre maximum de participants, seront déterminés au moins 12 mois avant les Jeux.

Présentation technique des sports:

Une liste des sports actuels et du nombre de participants pour les cinq séries de Jeux est présentée en annexe. De plus, des renseignements techniques propres à chaque sport sont présentés dans les annexes. Les communautés peuvent déterminer la faisabilité d’accueillir une série de Jeux en remplissant le formulaire d’évaluation du site ou du sport inclus dans les annexes. Une collectivité candidate doit remplir un formulaire pour chaque sport, en indiquant comment les installations désignées répondent aux exigences techniques.

Une communauté sélectionnée devrait pouvoir accueillir toutes les disciplines sportives représentées aux Jeux. Toutefois, le MTCS comprend que cette condition ne peut pas toujours être remplie et qu’elle ne devrait pas dissuader une communauté de présenter sa candidature. La capacité à accueillir tous les sports pèsera dans la balance lors de l’évaluation du dossier, mais elle ne sera pas le seul facteur déterminant.

Équipement:

Il incombe à chaque communauté d’accueil d’obtenir (en achetant, en louant ou en empruntant) et de transporter tout l’équipement nécessaire à la pratique de chaque sport. Le COJ travaillera en collaboration directe avec les organismes provinciaux de sport et l’Ontario Senior Games Association pour définir et obtenir le matériel requis. Bon nombre des équipements nécessaires à l’accueil des Jeux peuvent être empruntés auprès des organismes provinciaux de sport ou des clubs de sport locaux, le COJ étant responsable des frais de transport.

Important : Jeux de l’Ontario se réserve le droit de modifier la liste des sports et le nombre de participants jusqu’à 12 mois avant le déroulement des Jeux concernés, sans dépasser le nombre maximum de 3500 participants pour les Jeux d’hiver ou d’été de l’Ontario. Il est possible qu’une discipline sportive qui ne figure pas dans les lignes directrices en matière de candidature fasse la demande d’être intégrée aux Jeux d’hiver ou d’été de l’Ontario. Si c’est le cas, Jeux de l’Ontario communiquera avec la communauté d’accueil pour savoir si elle est en mesure de l’accueillir.

Note:

  • Faites preuve de créativité pour déterminer comment accueillir tous les sports des Jeux d’hiver et d’été de l’Ontario. Songez à organiser l’événement deux fins de semaine consécutives ou deux jours consécutifs (du mardi au jeudi ou du vendredi au dimanche) ou à vous associer aux communautés environnantes pour accueillir tous les sports.
  • Consultez Jeux de l’Ontario pour obtenir des idées sur la façon dont votre communauté peut répondre aux besoins des sports pour chaque série de Jeux de l’Ontario.
  • Obtenez des contrats provisoires ou des ententes écrites avec les lieux désignés : cela améliorera votre dossier de candidature.

Exigences du dossier de candidature:

  • Un formulaire d’évaluation du site ou du sport pour chaque sport identifiant les sites désignés (c.-à-d. dimensions de la surface de jeu, longueur/largeur/profondeur des piscines, etc.)
  • Une carte indiquant l’emplacement des installations, y compris les distances à parcourir entre les lieux d’hébergement proposés et les installations
  • Déterminez les dates proposées pour les Jeux
  • Déterminez un plan de collecte et de gestion des résultats

4.Hébergement et repas

La qualité de l’hébergement des participants est essentielle à leur performance et à leur expérience. Ils doivent bénéficier de conditions de bien-être et de confort qui respectent les exigences suivantes :

  • Les athlètes, les entraîneurs, les assistants des athlètes et les gérants d’équipe doivent résider à proximité les uns des autres, afin de favoriser une atmosphère de « village des athlètes » Les résidences universitaires, les hôtels voisins, etc. conviennent tout à fait pour créer cette atmosphère.
  • La communauté d’accueil doit fournir toute la literie.
  • Une chambre d’hôtel standard doit accueillir trois personnes au maximum (une personne par lit).
  • Due to varied sport schedules, no more than one team or sport can be roomed together. For example, participants must be separated by sport, team or region where possible.
  • En raison de la diversité des calendriers sportifs, une chambre ne doit pas rassembler des personnes appartenant à différentes équipes ou pratiquant différents sports. En d’autres termes, les participants doivent être séparés en fonction de leur sport, de leur équipe ou de leur région, là où c’est possible.
  • Les participants doivent être séparés par sexe dans les chambres. Idéalement, les sexes seront séparés par des étages dans leurs logements respectifs.
  • Les entraîneurs et les athlètes ne peuvent pas loger dans la même chambre, sauf s’il s’agit d’un dortoir, auquel cas deux adultes ou plus peuvent être hébergés dans un dortoir avec des mineurs.
  • Les participants doivent disposer de leur hébergement pendant toute la durée des Jeux, de la cérémonie d’ouverture jusqu’à la fin de leur compétition.

La performance des athlètes dépend en grande partie de la qualité et de la quantité de nourriture qu’ils reçoivent. Les horaires des épreuves sont très différents d’un sport à l’autre; il est donc primordial de faire preuve de souplesse pour répondre aux besoins de tous les sports. De plus, les athlètes doivent manger des repas équilibrés et nutritifs et avoir constamment de l’eau et des collations à leur disposition.

Jeux de l’Ontario exige que les communautés d’accueil offrent trois repas par jour aux participants, conformément aux Exigences et lignes directrices relatives aux repas, que vous trouverez en annexe.

Note:

  • Dans un hôtel, si des chambres plus grandes que les chambres standard sont utilisées pour accueillir les participants, le nombre maximal de participants par chambre peut être négocié avec le MTCS
  • L’obtention de contrats provisoires ou d’ententes écrites avec des installations désignées améliorera votre dossier de candidature. Les tarifs d’hébergement peuvent augmenter après l’attribution des Jeux de l’Ontario, et des engagements sur les tarifs aident à assurer la certitude des chiffres du budget.
  • Communiquez avec les fournisseurs de services d’hébergement et de restauration pour vous assurer que les données budgétaires indiquées dans votre dossier de candidature sont correctes. Par le passé, les communautés d’accueil ont sous-évalué leur budget d’hébergement et de restauration, le grevant lourdement.
  • Les participants quitteront l’hôtel au matin du dernier jour des épreuves de leur discipline sportive. Des nuits d’hébergement supplémentaires peuvent s’avérer nécessaires pour les participants qui doivent effectuer un long trajet au terme de la compétition.

Exigences du dossier de candidature

  • Déterminez les emplacements proposés pour le Village des athlètes, y compris les tarifs négociés.
  • Indiquez le(s) lieu(x) d’hébergement sur une carte des lieux.
  • Tenez compte de toutes les exigences susmentionnées et de la façon dont elles seront prises en compte dans le choix des fournisseurs d’hébergement et de services de restauration.
  • Indiquez le nombre de pièces entièrement et partiellement accessibles.
  • Fournissez un plan de repas pour les participants et les bénévoles inscrits, y compris les tarifs négociés ou prévus.
  • Établissez un plan d’hébergement pour les membres de la famille et les amis qui assistent aux Jeux afin d’appuyer les participants.

5. Transportation

Transport externe : Tous les participants doivent se rendre sur le lieu des Jeux par leurs propres moyens, mais la communauté d’accueil doit adopter des politiques de déplacement propres à chaque série de Jeux. Veuillez consulter l’annexe pour connaître la politique de subvention des déplacements dans le cadre des Jeux. Conformément à la politique, les communautés d’accueil doivent prendre les dispositions nécessaires pour aller chercher les participants à l’aéroport et aux gares routière et ferroviaire les plus proches.

Transport interne : Il incombe au COJ de prendre les dispositions nécessaires pour assurer le transport des participants accrédités entre les différents lieux des épreuves et les cérémonies. L’horaire de transport interne doit tenir compte du calendrier des épreuves sportives et créer un environnement optimal pour les compétitions des athlètes.

note

  • Les communautés doivent envisager de mettre en place plusieurs solutions de transport (autobus municipaux, autobus scolaires et autocars).
  • Chaque discipline sportive devra avoir son propre horaire de transport. Pour certains sports, il faudra mettre en place un trajet vers le lieu des épreuves le matin, et un trajet vers l’hôtel le soir. Pour d’autres sports, une navette devra circuler toute la journée.
  • Au terme de la compétition, aucun transport ne sera assuré, sauf vers l’aéroport et les gares routière et ferroviaire.
  • Communiquez avec les fournisseurs de services de transport pour vous assurer que les données budgétaires indiquées dans votre dossier de candidature sont correctes.

Exigences du dossier de candidature

  • Fournissez un plan de transport pour les participants accrédités aux Jeux à destination et en provenance de l’hébergement, des sites sportifs et des événements spéciaux. (Note : des services de transport accessibles doivent être fournis pour les Jeux ParaSport de l’Ontario, les parasports et les para-athlètes intégrés aux Jeux d’hiver et d’été de l’Ontario et, au besoin, aux Jeux de l’Ontario d’été et d’hiver des 55+).
  • Déterminez comment le transport sera géré pendant les Jeux.
  • Indiquez l’aéroport, la gare ferroviaire et la gare d’autobus les plus proches et la façon dont les participants seront transportés à destination et en provenance de chacun.

6.Services de bénévoles

Les événements sportifs ne seraient pas un succès sans le soutien de nombreux bénévoles de la communauté. En accueillant les Jeux de l’Ontario, la communauté d’accueil doit recruter, former et reconnaître les efforts du nombre suivant de bénévoles pour chaque événement:

  • Jeux d’hiver et d’été de l’Ontario : entre 800 et 1200 bénévoles
  • Jeux d’hiver et d’été de l’Ontario des 55+ : entre 400 et 500 bénévoles
  • Jeux ParaSport de l’Ontario : entre 200 et 250 bénévoles.

Exigences du dossier de candidature

  • Un plan pour recruter, former, coordonner et reconnaître les bénévoles
  • Décrivez comment les bénévoles seront nourris pendant les Jeux.
  • Un plan de sélection des bénévoles avant les Jeux
  • Un plan de vêtements pour les bénévoles
  • Déterminez les groupes ou les clubs sportifs qui auraient des bénévoles disponibles pour fournir un soutien technique pendant les Jeux
  • Déterminez comment les bénévoles ayant des qualifications particulières seraient recrutés (p. ex., pour des raisons médicales, de sécurité, etc.)

7.Marketing et communications

Une partie importante de l’organisation des Jeux de l’Ontario consiste à sensibiliser la communauté et l’ensemble de la province. Pour ce faire, un plan de marketing et de communication exhaustif doit être mis en place. Cela peut se faire par le biais de la télévision, de la radio, de la presse écrite, d’un site Web, des médias sociaux et bien plus encore.

Note:

  • Conformément à la Loi sur les services en français, il est important que bon nombre des documents des Jeux de l’Ontario soient disponibles dans les deux langues officielles.
  • En tant que principal bailleur de fonds du programme des Jeux de l’Ontario, la province de l’Ontario et le ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport, par l’entremise de Jeux de l’Ontario, doivent être reconnus dans tous les documents et communications relatifs aux Jeux.
  • Les communautés d’accueil sont tenues de monter leur propre site Web et de réserver leur propre domaine Web pour leurs Jeux.

Exigences du dossier de candidature

  • Déterminez comment vous sensibiliserez les gens et susciterez leur intérêt pour les Jeux
  • Incluez un plan de marketing et de médias sociaux
  • Déterminez un plan pour répondre aux exigences en matière de services en français

8.Événements spéciaux

Pour la communauté d’accueil, la cérémonie d’ouverture est l’occasion de faire preuve de créativité et de donner le ton pour les Jeux. Pour bon nombre d’athlètes, les Jeux de l’Ontario sont le moment le plus marquant de leur carrière sportive. La cérémonie doit donc permettre de leur rendre hommage et de souligner leurs performances. De plus, c’est également l’occasion idéale de remercier les commanditaires, les familles et la communauté, sans qui cet événement n’aurait pas pu avoir lieu.

Exigences du dossier de candidature

  • Indiquez le programme suggéré et le lieu proposé pour la cérémonie d’ouverture.
  • Déterminez les activités et les plans possibles pour une célébration de la soirée au milieu des Jeux (Jeux de l’Ontario des 55+ seulement)
  • Prévoyez une réception VIP pendant les Jeux
  • Indiquez si d’autres événements spéciaux sont prévus avant, pendant ou après les Jeux

9.Inscription et accréditation

Chaque communauté d’accueil doit se procurer un système d’inscription pour les participants et les bénévoles des Jeux, et travailler avec Jeux de l’Ontario sur le processus d’inscription.

Il est également important que tous les participants et les bénévoles soient correctement identifiés et accrédités pour participer aux Jeux. L’inscription sur place sera la première impression que les participants se feront des Jeux. Il faut donc mettre en place un plan efficace pour garantir un impact positif.

Exigences du dossier de candidature:

  • Déterminez les plans d’inscription en ligne pour tous les participants et bénévoles aux Jeux
  • Fournissez un plan pour l’inscription sur place et la cueillette de l’accréditation

10. Aspect médical

Le besoin d’un soutien médical pendant les Jeux est essentiel. Il est important d’élaborer un plan pour les premiers soins et les urgences médicales. On peut envisager d’améliorer les services médicaux comme la thérapie sportive quotidienne.

Note:

  • Les organismes provinciaux de sport identifient leurs besoins médicaux dans leurs trousses techniques de sport. Cette information est mise à la disposition des communautés d’accueil après l’attribution des Jeux.
  • Un niveau minimum d’équipement de premiers soins de base et de personnel médical dédié est requis sur chaque site.

Exigences du dossier de candidature

  • Fournissez un plan médical global pour les Jeux
  • Indiquez les professionnels de la santé de la communauté qui apporteront leur soutien aux Jeux (c.-à-d. physiothérapeutes, thérapeutes du sport, médecins, personnel paramédical, etc.)
  • Indiquez les hôpitaux locaux et les services médicaux disponibles dans la communauté
  • Déterminez les plans pour tout autre soutien médical (p. ex. cliniques de physiothérapie ou médicales au Village des athlètes)

11. Expérience des participants

Les Jeux de l’Ontario se veulent être un événement inoubliable pour tous les participants. Pour certains athlètes, c’est l’apogée de leur carrière. Pour d’autres, c’est une étape menant aux Jeux du Canada ou aux Jeux olympiques/paralympiques, et ces Jeux multisports peuvent contribuer à leur perfectionnement. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser en préparant votre dossier de candidature:

  • Comment ma communauté peut-elle améliorer l’expérience du participant ?
  • Comment ma communauté peut-elle contribuer à l’épanouissement des athlètes, des entraîneurs et des officiels durant les Jeux ? (centres d’entraînement, séances d’information, programmes de mentorat)
  • Que feront les participants durant leur temps libre ? (le soir, entre les épreuves, etc.)
  • Comment la communauté peut-elle favoriser l’interaction entre les athlètes pratiquant différents sports ? (possibilité d’assister aux épreuves, lieu de restauration central, etc.)

Exigences du dossier de candidature

  • Déterminez comment la communauté prévoit contribuer à l’expérience des participants. Par exemple, se regrouper dans le Village des athlètes, organiser d’autres activités sociales, des activités éducatives pour les athlètes et les entraîneurs et la possibilité d’assister à d’autres épreuves
  • Indiquez les initiatives qui permettront aux participants de vivre une expérience hors du commun dans votre communauté.

12.Legs

Un legs est important pour la communauté d’accueil une fois les Jeux terminés. Les Jeux de l’Ontario devraient produire un impact sur la communauté avant, pendant et après les Jeux. Les communautés doivent élaborer un plan de legs et examiner ce en qui découlera, directement et indirectement, de la tenue des Jeux de l’Ontario.

Exigences du dossier de candidature

  • À quel type de legs la communauté peut-elle s’attendre à recevoir des Jeux?
  • De quel genre de legs la communauté a-t-elle besoin?
  • S’il y a un excédent financier à la fin des Jeux, comment sera-t-il géré ? Quels projets seraient à l’étude ?
  • Déterminez un plan de legs pour votre communauté et comment sera-t-il réalisé ? Quelles ressources seront engagées ? Comment la communauté s’assurera-elle que le plan du legs sera exécuté après les Jeux ?

Prochaines étapes

Comme il s’agit des plus grands Jeux multisports de la province, l’organisation des Jeux de l’Ontario est une entreprise extrêmement gratifiante pour une communauté. Chaque communauté d’accueil reçoit un soutien sans pareil de la part de Jeux de l’Ontario à toutes les étapes des Jeux et nous avons hâte de travailler avec vous !

Vous souhaitez en savoir plus ? Vous envisagez de présenter une candidature ?

  • Communiquez avec Jeux de l’Ontario (Games.Ontario@Ontario.ca) ) pour recevoir les annexes des Jeux de l’Ontario, qui fournissent plus d’information et les exigences techniques de l’accueil.
  • Discutez quels Jeux de l’Ontario pourraient convenir à votre communauté avec le personnel de Jeux de l’Ontario, qui appuiera toutes les communautés.
  • Effectuez des recherches locales pour déterminer la faisabilité de l’accueil :
    • Votre communauté a-t-elle déjà été l’hôte des Jeux de l’Ontario dans le passé ?
    • Votre conseil municipal appuierait-il l’événement ?
    • Quels partenaires communautaires pourraient être intéressés à participer ? (c. à d. universités, collèges, conseils régionaux, autres conseils municipaux, bureaux du tourisme et du développement économique, groupes d’intérêts spéciaux, etc.)
    • Votre communauté peut-elle répondre aux besoins financiers de l’accueil ?
    • Votre communauté dispose-t-elle des installations sportives nécessaires pour accueillir cet événement ?
    • Votre communauté peut-elle fournir l’hébergement requis pour tous les participants aux Jeux ?
  • Si vous n’êtes pas certain de la capacité de votre communauté à soumissionner, Jeux de l’Ontario vous encourage à soumettre une lettre d’intention pendant que vous considérez une présentation potentielle de votre candidature.
  • Autres points...

Jeux de l’Ontario invite toutes les nouvelles et anciennes communautés d’accueil à se renseigner sur les Jeux de l’Ontario de 2022-2025 et à soumettre leur candidature.