Lignes directrices en matière de candidature
Jeux de l'Ontario

Vue d'ensemble des Jeux de l'Ontario

La province de l'Ontario et le ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport (MTCS) ont le plaisir de dévoiler les lignes directrices en matière de candidature pour les futurs Jeux de l'Ontario qui se dérouleront entre 2018 et 2021. La province s'apprête à présenter cinq Jeux multisports mettant en vedette les athlètes et les communautés de l'Ontario. Les Jeux offrent aux participants, aux bénévoles et aux spectateurs la possibilité de découvrir les plaisirs des Jeux multisports, tout en laissant derrière eux un héritage important qui se traduit en fierté collective et contribue au développement du tourisme sportif. Depuis 1970, les Jeux ont réuni des athlètes parmi les meilleurs de la province, et leur ont permis de réaliser leurs rêves et de viser l'excellence dans le sport. Les lignes directrices s'appliquent aux Jeux suivants :

  • Jeux d'hiver de l'Ontario de 2018 et 2020
  • Jeux d'été de l'Ontario de 2018 et 2020
  • Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+ de 2019 et 2021
  • Jeux d'été de l'Ontario des 55+ de 2018 et 2020
  • Jeux ParaSport de l'Ontario de 2019 et 2021

Nouveautés pour la période 2018-2021

Depuis avril 2015, la prestation du programme des Jeux de l'Ontario est directement assurée par le MTCS. Le ministère a étudié les Jeux de l'Ontario et a associé les intervenants au processus d'examen des Jeux, ce qui lui a permis de recueillir des commentaires. Le MTCS apporte désormais des modifications au programme des Jeux afin d'encourager les municipalités à accueillir des manifestations sportives. Les grands changements concernent notamment le montant des subventions d'accueil, le garant en cas de déficit et le fonds pour l'héritage, les outils destinés aux communautés d'accueil et les calendriers du processus de candidature.

Montant des subventions d'accueil

Pour la première fois depuis 2008, le montant des subventions d'accueil a augmenté pour le cycle des Jeux allant de 2018 à 2021. Il était nécessaire d'accroître les subventions d'accueil afin de mieux rendre compte des conditions actuelles en matière d'accueil de manifestations sportives ainsi que de l'augmentation des coûts (hébergement, repas, transport) survenue au cours des 7 à 8 dernières années.

Montant des subventions d'accueil
Jeux Précédent montant des subventions d'accueil Nouveau montant des subventions d'accueil
Jeux d'hiver de l'Ontario
Jeux d'été de l'Ontario
600 000 $ 1 000 000 $
Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+
Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+
200 000 $
150 000 $
235 000 $
Jeux ParaSport de l'Ontario 60 000 $ 110 000 $

 

Garant en cas de déficit et fonds pour l'héritage

D'après les commentaires des municipalités, le garant en cas de déficit constituait un obstacle majeur à l'accueil des Jeux de l'Ontario, et cette exigence a été supprimée. À l'avenir, le MTCS retiendra des fonds supplémentaires qui permettront de couvrir tout déficit découlant de l'accueil des Jeux. Si une municipalité enregistre un déficit, les fonds supplémentaires pourront être utilisés à cette fin. Si aucun déficit n'est enregistré, la municipalité organisatrice recevra la totalité de ce montant, qu'elle pourra utiliser pour financer des initiatives d'héritage liés aux Jeux préalablement approuvées.

Financement supplémentaire/ fonds potentiel pour l'héritage
Jeux Financement supplémentaire/ fonds potentiel pour l'héritage
Jeux d'hiver de l'Ontario
Jeux d'été de l'Ontario
100 000 $
Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+
Jeux d'été de l'Ontario des 55+
25 000 $
Jeux ParaSport de l'Ontario 10 000 $

 

Outils destinés aux communautés d'accueil

Le MTCS s'est procuré plusieurs outils qu'il conservera dans un système de stocks, et qui pourront être utilisés par les communautés d'accueil. Le ministère les aidera ainsi à réduire leurs coûts d'organisation, et leur offrira un service uniforme avant et pendant les Jeux de l'Ontario. Ces outils seront notamment les suivants :

  • Signalisation et matériel de signalisation
  • Podiums
  • Vasque
  • Plateaux pour les médailles
  • Équipement supplémentaire : rallonges, barres d'alimentation, tentes

Calendriers du processus de candidature

À partir des Jeux d'hiver de l'Ontario de 2020, la sélection des organisations d'accueil aura lieu trois ans avant l'accueil des Jeux, et non plus deux ans comme c'était jusqu'à présent le cas. Ce délai supplémentaire permettra aux municipalités de mieux préparer l'accueil des Jeux de l'Ontario.

Calendriers des candidatures – Jeux de l'Ontario de 2018 à 2021

Calendriers des candidatures – Jeux d'été/d'hiver de l'Ontario
Tâche Jeux d'hiver de l'Ontario de 2018 Jeux d'été de l'Ontario de 2018 Jeux d'hiver de l'Ontario de 2020 Jeux d'été de l'Ontario de 2020
Date limite de remise de la lettre d'intention 29 février 2016 31 mars 2016 30 septembre 2016 28 février 2017
Date limite de présentation de la candidature 31 mars 2016 31 mai 2016 15 décembre 2016 15 mai 2017
Examen des lieux Avril 2016 Juin 2016 Janvier 2017 Juin 2017
Annonce officielle Avril 2016 Août 2016 Mars 2017 Août 2017
Dates des manifestations sportives Début mars 2018 Août 2018 Début mars 2020 Août 2020


Calendriers des candidatures – Jeux d'été/d'hiver de l'Ontario des 55+
Tâche Jeux d'été de l'Ontario des 55+ de 2018 Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+ de 2019 Jeux d'été de l'Ontario des 55+ de 2020 Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+ de 2021
Date limite de remise de la lettre d'intention 15 mars 2016 30 septembre 2016 18 décembre 2015 30 septembre 2017
Date limite de présentation de la candidature 15 mai 2016 30 novembre 2016 30 mai 2017 30 novembre 2017
Examen des lieux Juin 2016 Décembre 2016 Juin 2017 Décembre 2017
Annonce officielle Août 2016 Février 2017 Automne 2017 Février 2018
Dates des manifestations sportives Août 2018 Février 2019 Août 2020 Février 2021


Calendriers des candidatures – Jeux ParaSport de l'Ontario
Tâche Jeux ParaSport de l'Ontario de 2019 Jeux ParaSport de l'Ontario de 2021
Date limite de remise de la lettre d'intention 30 septembre 2016 30 septembre 2017
Date limite de présentation de la candidature 15 décembre 2016 15 décembre 2017
Examen des lieux Janvier 2017 Janvier 2018
Annonce officielle Mars 2017 Mars 2018
Dates des manifestations sportives Début mars 2019 Début mars 2021

 

Faits en bref au sujet des Jeux de l'Ontario

Faits et chiffres
Jeux de l'Ontario Participants Sports Retombées économiques Fréquence (tous les 2 ans)
Jeux d'hiver Entre 2 700 et 3 500 Entre 22 et 27 6 M$ et plus Années paires
Jeux d'été Entre 3 000 et 3 500 Entre 22 et 27 6 M$ et plus Années paires
Jeux ParaSport 400 et plus Entre 8 et 10 500 000 $ et plus Années impaires
Jeux d'hiver des 55+ Entre 800 et 1 100 et plus Entre 10 et 12 2 M$ et plus Années impaires
Jeux d'été des 55+ Entre 1 300 et 1 500 Entre 16 et 20 2 M$ et plus Années paires

 

Pourquoi accueillir les Jeux?

En accueillant les Jeux, les municipalités pourront :

  • accroître l'activité économique et touristique de la communauté et de la région;
  • mettre en place une base solide de bénévoles qualifiés dans la communauté;
  • développer l'esprit communautaire et le sentiment de fierté.

Comment la province soutiendra-t-elle les municipalités d'accueil?

La province mettra en œuvre les mesures de soutien suivantes :

  • Elle mènera des consultations auprès des communautés sur le processus de candidature;
  • Elle mettra sur pied une équipe consultative pour aider les communautés organisatrices tout au long du processus;
  • Elle octroiera des subventions d'accueil visant à compenser les coûts;
  • Elle apportera son aide dans la gestion des rapports entre les intervenants des Jeux;
  • Elle fournira des outils (signalisation, podiums, équipement, etc.) afin de compenser les coûts.

Processus de candidature pour l'accueil des Jeux de l'Ontario

Lettre d'intention

Les municipalités souhaitant présenter leur candidature pour accueillir l'un des cinq Jeux mentionnés doivent remettre une lettre d'intention au MTCS avant la date indiquée ci-dessus. Cette lettre d'intention permettra au MTCS de communiquer directement avec vous et de vous aider à préparer votre candidature.

Remarque : En remettant une lettre d'intention, la municipalité ne s'engage pas à présenter sa candidature. La lettre d'intention lui permet de consulter le MTCS et de discuter des aspects de sa demande, et de s'assurer qu'elle est en mesure de présenter la meilleure offre pour sa communauté.

Afin de garantir l'équité et l'égalité du processus de candidature, les questions et les renseignements supplémentaires au sujet des Jeux seront partagés avec l'ensemble des communautés ayant soumis des lettres d'intention.

Présentation d'une candidature

Lors de la préparation de leur candidature, les municipalités doivent inclure tous les éléments mentionnés dans la section des exigences de la candidature. Les municipalités doivent envoyer au moins un exemplaire au format papier et un exemplaire électronique de leur dossier de candidature au MTCS avant l'échéance indiquée ci-dessus. Deux exemplaires originaux de chaque lettre de recommandation doivent être joints au dossier de candidature au format papier.

Examen du dossier de candidature et visites des lieux

Le MTCS nommera un comité d'examen des lieux (CEL) qui évaluera chaque dossier de candidature en fonction des exigences figurant dans les lignes directrices en matière de candidature. Le CEL sera composé de membres du MTCS, d'organismes provinciaux de sport (OPS) et de professionnels possédant de l'expérience dans l'accueil de jeux multisports et dans l'évaluation de propositions. ParaSport Ontario et l'Ontario Senior Games Association participeront directement à l'évaluation des dossiers de candidature, et travailleront en collaboration avec le comité d'examen des lieux dans le cadre de leurs Jeux respectifs. En fonction des dossiers et des évaluations, le CEL établira une liste restreinte de communautés qui feront l'objet d'une visite.

La visite des lieux permettra au CEL d'évaluer de manière plus approfondie les forces et les faiblesses de chaque dossier. En outre, le comité pourra poser toutes les questions qu'il souhaite afin d'obtenir de plus amples renseignements. Le cas échéant, les renseignements demandés par le CEL devront lui être transmis au plus tard une semaine après la demande. La visite des lieux permettra également à la communauté de renforcer et d'améliorer son dossier de candidature.

Recommandation au ministre

Recommandation au ministre

Annonce officielle à la communauté sélectionnée

Lorsque le MTCS recevra l'approbation finale, il informera la communauté sélectionnée et préparera une annonce officielle.

Contenu de votre dossier de candidature

Le dossier de candidature doit indiquer clairement comment votre communauté pourrait accueillir les Jeux de l'Ontario. Les sections suivantes résument les domaines de responsabilités essentiels à la réussite des Jeux. Chaque domaine de responsabilité est assorti d'exigences obligatoires. Si le dossier de candidature ne respecte pas ces exigences, il sera considéré comme incomplet.

Introduction

L'organisation des Jeux est le fruit d'un partenariat entre la communauté d'accueil, le MTCS ou ParaSport Ontario et l'Ontario Senior Games Association. C'est l'occasion idéale de mettre votre communauté en valeur aux yeux du reste de la province. Si vous présentez votre candidature pour accueillir l'un des Jeux de l'Ontario, vous devez indiquer la raison de votre décision dans votre dossier. Chaque communauté d'accueil devra former un comité organisateur des Jeux (COJ) et mettre sur pied un plan de transition entre la présentation du dossier de candidature et le début des activités du COJ. Le comité sera composé de bénévoles dévoués qui assureront la mise en œuvre des différents éléments des Jeux.

Remarque :

« Toutes les annexes mentionnées dans les lignes directrices en matière de candidature sont disponibles sur demande adressée par courriel à Ryan Albright, conseiller, programme des Jeux. »

Exigences du dossier de candidature

  • Présentation de la communauté (notamment ses réalisations);
  • Soutien de la communauté;
    • Résolution du conseil municipal indiquant le soutien de la candidature;
    • Contribution financière proposée par le conseil;
  • Structure du comité organisateur des Jeux (annexe B : Exemple de structure d'un COJ);
    • Organigramme des membres (proposés) du comité;
    • Plan de transition entre la présentation du dossier de candidature et le début des activités du COJ.

Aspect financier

Le MTCS octroie des subventions de fonctionnement pour chacun des cinq Jeux de l'Ontario. L'annexe C présente les dépenses qui seront couvertes par ces subventions. De plus, chaque communauté d'accueil percevra des frais d'inscription (indiqués ci-dessous) pour chaque participant.


Subvention d'accueil, frais d'inscription et total prévu des frais d'inscription
Jeux Subvention d'accueil Frais d'inscription Total prévu des frais d'inscription**
Jeux d'été de l'Ontario
Jeux d'hiver de l'Ontario
900 000 $ 110 $ (athlètes) 200 000 $
Jeux d'hiver de l'Ontario des 55+
Jeux d'été de l'Ontario des 55+
210 000 $ 150 $ (participants)
250 $ et plus (non-participants)
200 000 $
Jeux ParaSport de l'Ontario 100 000 $ 110 $ (athlètes et personnel de soutien) 30 000 $
**Le montant total des frais d'inscription variera en fonction du nombre d'inscrits. Le MTCS se réserve le droit de modifier les frais d'inscription jusqu'à 12 mois avant les Jeux.

Remarques :
  • Pour l'ensemble des Jeux, les principaux officiels ne paient pas de frais d'inscription et sont logés et nourris;
  • Pour les Jeux d'hiver, les Jeux d'été et les Jeux ParaSport de l'Ontario, les entraîneurs et les gestionnaires ne paient pas de frais d'inscription et sont logés et nourris;
  • Pour les Jeux de l'Ontario pour les aînés, les coordonnateurs de districts doivent payer les frais d'inscription, mais sont logés et nourris.

Exigences du dossier de candidature :

  • Présenter un projet de budget indiquant les recettes et les dépenses prévues (annexe D/E : Exemple de budget pour les Jeux de l'Ontario);
  • Intégrer un poste de directeur général à l'équipe des Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario et des Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario des 55+;
  • Indique les sources possibles de recettes;
  • Présenter un plan de gestion des risques (déficit ou excédent);
  • Présenter un plan pour l'héritage.

Aspects techniques des sports

Processus de sélection des sports – Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario et Jeux ParaSport de l'Ontario :

Le MTCS mettra sur pied un processus de sélection des sports pour tous les organismes provinciaux de sport de l'Ontario. Ce processus a pour objectif de veiller à ce que tous les sports intègrent les Jeux dans leur programme de perfectionnement des athlètes, des entraîneurs et des officiels. Une liste définitive des sports, indiquant notamment le nombre de participants prévu, sera remise à la communauté d'accueil au moins 18 mois avant les Jeux.

Les Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario devraient accueillir environ 3 500 participants pour 24 à 30 sports, et les Jeux ParaSport de l'Ontario devraient réunir 400 participants pour 8 à 10 sports.

Processus de sélection des sports – Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario des 55+ :

Le conseil d'administration de l'Ontario Senior Games Association désignera ses sports pour chacun des Jeux de l'Ontario des 55+. La désignation des manifestations sportives se fait à l'aide des statistiques les plus récentes en matière de participation. Cette répartition ainsi que le nombre maximal de participants par sport seront déterminés lors de l'assemblée générale annuelle, et ce, au moins 18 mois avant les Jeux.

Présentation technique des sports :

L'annexe F énumère les sports et le nombre de participants actuels pour les cinq séries de Jeux. De plus, les renseignements techniques (normes minimales et idéales) propres à chaque sport sont indiqués dans l'annexe G (Hiver) et l'annexe H (Été). Les communautés peuvent déterminer leur capacité à accueillir une série de Jeux en remplissant le formulaire d'évaluation des lieux/sports qui se trouve à l'annexe I. Si une communauté décide de présenter sa candidature, elle doit remplir un formulaire pour chaque sport indiquant la façon dont ses installations désignées répondent aux exigences techniques.

Une communauté sélectionnée devrait pouvoir accueillir toutes les disciplines sportives représentées aux Jeux. Toutefois, le MTCS comprend que cette condition ne peut pas toujours être remplie et qu'elle ne devrait pas dissuader une communauté de présenter sa candidature. La capacité à accueillir tous les sports pèsera dans la balance lors de l'évaluation du dossier, mais elle ne sera pas le seul facteur déterminant.

Équipement :

Il incombe à chaque communauté d'accueil d'obtenir (en achetant, en louant ou en empruntant) et de transporter tout l'équipement nécessaire à la pratique de chaque sport. Le COJ travaillera en collaboration directe avec les OPS, ParaSport Ontario et l'Ontario Senior Games Association pour définir et obtenir le matériel requis. Bon nombre des équipements nécessaires à l'accueil des Jeux peuvent être empruntés auprès des OPS ou des clubs de sport locaux.

Important : Le MTCS se réserve le droit de modifier la liste des sports et le nombre de participants jusqu'à un an avant le déroulement des Jeux concernés, sans dépasser le nombre maximum de 3 500 participants pour les Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario. Il est possible qu'une discipline sportive qui ne figure pas dans les lignes directrices en matière de candidature soit intégrée aux Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario. Si c'est le cas, le MTCS communiquera avec la communauté organisatrice pour savoir si elle est en mesure de l'accueillir.

Remarques :

  • N'oubliez pas de faire preuve de créativité en déterminant la façon dont vous comptez accueillir tous les sports des Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario. Vous pouvez envisager de répartir les manifestations sportives sur deux fins de semaine consécutives ou sur plusieurs journées consécutives (du mardi au jeudi et du vendredi au dimanche), ou de vous associer avec les communautés voisines pour accueillir tous les sports;
  • Communiquez avec le MTCS pour trouver des idées sur la façon dont votre communauté peut répondre aux besoins des disciplines sportives de chaque série des Jeux de l'Ontario;
  • Entrez en contact avec les organismes provinciaux de sport, l'Ontario Senior Games Association et ParaSport Ontario pour obtenir des dossiers techniques détaillés sur les sports, qui permettront de répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir au sujet de chaque sport;
  • Signez des contrats préliminaires ou des accords écrits avec des lieux désignés afin d'étayer votre dossier de candidature.

Exigences de la candidature :

  • Inclure un formulaire d'évaluation des lieux/sports pour chaque sport, décrivant les lieux désignés (dimensions de la surface de jeu, longueur/largeur/profondeur des piscines, etc.);
  • Inclure une carte indiquant l'emplacement des installations, ainsi que la distance à parcourir depuis les lieux d'hébergement;
  • Proposer une date pour les Jeux;
  • Inclure un plan permettant la collecte et la gestion des résultats en temps opportun;
  • Décrire le déroulement des cérémonies de remise des médailles.

Hébergement et repas

La qualité de l'hébergement des participants est essentielle à leur performance et à leur expérience. Ils doivent bénéficier de conditions de bien-être et de confort qui respectent les exigences suivantes :

  • Les athlètes, les entraîneurs et les gestionnaires doivent résider à proximité les uns des autres, afin de créer une atmosphère de « village des athlètes » (résidences universitaires, hôtels voisins, etc.);
  • La communauté d'accueil doit fournir toute la literie;
  • Une chambre d'hôtel standard doit accueillir trois personnes au maximum (une personne par lit);
  • En raison de la diversité des calendriers sportifs, une chambre ne doit pas rassembler des personnes appartenant à différentes équipes ou pratiquant différents sports. En d'autres termes, les participants doivent être séparés en fonction de leur sport, de leur équipe ou de leur région;
  • Les chambres doivent être non mixtes (objectif idéal : étages non mixtes);
  • Les entraîneurs et les athlètes ne peuvent pas loger dans la même chambre, sauf s'il s'agit d'un dortoir, auquel cas deux adultes ou plus peuvent être hébergés dans un dortoir avec des mineurs;
  • Les participants doivent disposer de leur hébergement pendant toute la durée des Jeux, de la cérémonie d'ouverture jusqu'à la fin de leur compétition;
  • Un plan d'hébergement doit être mis sur pied pour les familles et les proches des participants, afin de leur permettre de venir assister aux Jeux.

La performance des athlètes dépend en grande partie de la qualité et de la quantité de nourriture qu'ils ingèrent. Les horaires des épreuves sont très différents d'un sport à l'autre; il est donc primordial de faire preuve de flexibilité pour répondre à tous les besoins. De plus, les athlètes doivent manger des repas équilibrés et nutritifs et avoir constamment de l'eau et des collations à leur disposition.

Le MTCS exige que les communautés d'accueil offrent trois repas par jour aux participants, conformément à l'annexe J ci-jointe (Exigences et lignes directrices relatives aux repas).

Remarques :

  • Si l'hôtel choisi possède des chambres plus grandes que la moyenne, le nombre maximal d'athlètes par chambre peut être négocié avec le MTCS;
  • La signature de contrats préliminaires ou d'accords écrits avec des hébergements désignés permettra d'étayer votre dossier de candidature;
  • Communiquez avec les fournisseurs de services d'hébergement et de restauration pour vous assurer que les données budgétaires indiquées dans votre dossier de candidature sont correctes. Par le passé, les communautés d'accueil ont sous-évalué leur budget d'hébergement et de restauration, le grevant lourdement;
  • Les participants quitteront l'hôtel au matin du dernier jour des épreuves de leur discipline sportive. Des nuits d'hébergement supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires pour les participants qui doivent effectuer un long trajet au terme de la compétition.

Exigences de la candidature :

  • Proposer un ou plusieurs lieux pour le village des athlètes;
  • Inclure une carte des lieux et des hébergements;
  • Répondre à toutes les exigences susmentionnées et décrire le rôle qu'elles joueront dans la sélection des hébergements;
  • Indiquer le nombre de chambres partiellement ou totalement accessibles;
  • Inclure un plan de repas pour les participants, les officiels et les bénévoles.

Transport

Transport externe : Tous les participants des OPS doivent se rendre sur le lieu des Jeux par leurs propres moyens, mais la communauté d'accueil doit adopter des politiques de déplacement propres à chaque série de Jeux. Veuillez consulter l'annexe K pour connaître la politique de subvention des déplacements dans le cadre des Jeux. Conformément à la politique, les communautés d'accueil doivent prendre les dispositions nécessaires pour aller chercher les participants à l'aéroport et aux gares routière et ferroviaire les plus proches.

Transport interne : Il incombe au COJ de prendre les dispositions nécessaires pour assurer le transport des participants accrédités entre les différents lieux des épreuves et les cérémonies. L'horaire de transport interne doit tenir compte du calendrier des épreuves sportives et créer un environnement optimal pour les compétitions des athlètes.

Remarques :

  • Les communautés doivent envisager de mettre en place plusieurs solutions de transport (autobus municipaux, autobus scolaires et autocars);
  • Chaque discipline sportive devra avoir son propre horaire de transport. Pour certains sports, il faudra mettre en place un trajet vers le lieu des épreuves le matin, et un trajet vers l'hôtel le soir. Pour d'autres sports, une navette devra circuler toute la journée;
  • Au terme de la compétition, aucun transport ne sera assuré, sauf vers l'aéroport et les gares routière et ferroviaire;
  • Communiquez avec les fournisseurs de services de transport pour vous assurer que les données budgétaires indiquées dans votre dossier de candidature sont correctes.

Exigences de la candidature :

  • Inclure un plan de transport des participants accrédités entre leur hébergement et le lieu des épreuves et des cérémonies (remarque : il faut offrir un transport accessible aux personnes handicapées pendant les Jeux ParaSport de l'Ontario et intégrer les sports/participants aux Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario);
  • Dans le plan de transport, indiquer quels sont l'aéroport, la gare routière et la gare ferroviaire les plus proches, et comment les aller-retour des participants seront pris en charge.

Bénévoles

Le succès d'un tel événement serait impossible sans le soutien de nombreux bénévoles de la communauté. La communauté d'accueil doit recruter et former des bénévoles pour chacun des Jeux de l'Ontario, et souligner leurs efforts :

  • Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario : entre 1 000 et 1 200 bénévoles;
  • Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario des 55+ : entre 400 et 500 bénévoles;
  • Jeux ParaSport de l'Ontario : entre 200 et 300 bénévoles.

Exigences de la candidature :

  • Inclure un plan de recrutement, de formation, de coordination et de reconnaissance des bénévoles;
  • Indiquer comment les bénévoles seront nourris;
  • Présenter un plan pour la vérification et la sélection des bénévoles qui seront en contact direct avec les participants aux Jeux;
  • Indiquer quels sont les groupes ou clubs sportifs dont les bénévoles pourraient apporter leur soutien technique durant les Jeux.

Marketing et communication

Lorsqu'on organise un événement, il est essentiel de mener des actions de sensibilisation au sein de la communauté et dans l'ensemble de la province. Pour y parvenir, il faut mettre en œuvre un plan complet de marketing et de communication, qui peut se traduire par la diffusion de publicités à la télévision, à la radio, sur papier, sur Internet, etc. L'équipe de marketing travaillera en collaboration directe avec l'équipe des services techniques, pour élaborer un plan permettant la diffusion adéquate d'information pendant les Jeux. Conformément à la Loi sur les services en français, il est essentiel qu'une grande partie des documents sur les Jeux de l'Ontario soit fournie dans les deux langues officielles. Veuillez consulter l'annexe L pour connaître les exigences relatives aux services en français.

Remarques :

  • La province de l'Ontario et le ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport, qui jouent le rôle de principal bailleur de fonds du programme des Jeux de l'Ontario, sont mentionnés dans tous les documents et toutes les communications au sujet des Jeux;
  • Les communautés d'accueil doivent enregistrer leur nom de domaine pour les Jeux.

Exigences de la candidature :

  • Déterminer l'emplacement du centre de médias et de communications et le point de rencontre;
  • Inclure un plan médiatique;
  • Établir un plan permettant de répondre aux exigences relatives aux services en français.

Événements spéciaux

Pour la communauté d'accueil, la cérémonie d'ouverture est l'occasion de faire preuve de créativité et de planter le décor pour les Jeux. Pour bon nombre d'athlètes, les Jeux de l'Ontario sont le moment le plus marquant de leur carrière sportive. La cérémonie doit donc permettre de leur rendre hommage et de souligner leurs performances. De plus, c'est également l'occasion idéale de remercier les commanditaires, les familles et la communauté, sans qui cet événement n'aurait pas pu avoir lieu.

Remarques :

  • Nous vous recommandons fortement de n'organiser qu'une seule cérémonie d'ouverture pour les Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario et les Jeux ParaSport de l'Ontario, en raison de la diversité des calendriers de compétition;
  • Pour les Jeux d'hiver/d'été de l'Ontario des 55+, il faut mettre en place une cérémonie d'ouverture, une cérémonie de clôture, ainsi qu'une soirée d'animation au milieu des Jeux. En outre, un souper officiel doit être organisé le dernier jour.

Exigences de la candidature :

  • Proposer des programmes et un lieu pour les cérémonies d'ouverture;
  • Présenter un plan pour organiser une réception VIP durant les Jeux;
  • Préciser la façon dont seront remises les médailles;
  • Indiquer si d'autres événements auront lieu (réception, BBQ, danses, etc.).

Inscription et accréditation

Le MTCS dispose d'un système d'inscription et d'un serveur de site Web que chaque communauté d'accueil pourra utiliser. Ce système permettra d'inscrire les bénévoles et les participants aux Jeux. Il incombe à la communauté d'accueil d'effectuer toutes les inscriptions dans le système. En cas de problème, elle devra travailler de concert avec le MTCS pour trouver des solutions, afin d'assurer la simplicité et la rapidité du processus.

Il est également crucial que tous les participants, bénévoles, membres du personnel médical, etc., soient correctement identifiés et accrédités pour participer aux Jeux. L'inscription sur place sera la première impression que les participants se feront des Jeux; il faut donc mettre en place un plan efficace pour garantir un impact positif.

Exigences de la candidature :

  • Prévoir un plan pour l'inscription des athlètes, des bénévoles, des VIP et des médias;
  • Prévoir un plan pour l'inscription et l'accréditation sur place (lieux, etc.).

Aspect médical

Durant les Jeux, l'accès à une aide médicale est primordial. Il faut impérativement élaborer un plan de thérapie, de premiers soins et de secours médicaux d'urgence pour les athlètes.

Remarques :

  • Les OPS définissent leurs besoins médicaux par l'intermédiaire de leurs dossiers techniques sur les sports. Ces renseignements sont mis à la disposition des communautés d'accueil une fois qu'elles sont sélectionnées;
  • Le MTCS a fait l'acquisition de matériel médical pour aider les communautés d'accueil à prodiguer des soins aux participants.

Exigences de la candidature :

Présenter un plan médical global pour les Jeux :
  • Indiquer quels seront les professionnels de la santé de la communauté qui seront présents (physiothérapeutes, thérapeutes en sport, médecins, etc.);
  • Indiquer quels sont les hôpitaux et les services médicaux disponibles dans la communauté;
  • Établir un plan pour tout autre soutien médical supplémentaire (p. ex., centre de soins physiologiques et médicaux dans le village des athlètes).

Expérience des participants

Les Jeux de l'Ontario doivent être un événement inoubliable pour tous les participants. Pour certains athlètes, c'est l'apogée de leur carrière. Pour d'autres, c'est une étape menant aux Jeux du Canada ou aux Jeux olympiques/paralympiques, et ces Jeux multisports peuvent contribuer à leur perfectionnement. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser en préparant votre candidature :

  • Comment ma communauté peut-elle améliorer l'expérience du participant?
  • Comment ma communauté peut-elle contribuer à l'épanouissement des athlètes, des entraîneurs et des officiels durant les Jeux? (centres de santé, séances d'information, etc.)
  • Que feront les participants durant leur temps libre? (le soir, entre les épreuves, etc.)
  • Comment la communauté peut-elle favoriser l'interaction entre les athlètes pratiquant différents sports? (possibilité d'assister aux épreuves, lieu d'alimentation central, etc.)

Exigences de la candidature :

  • Déterminer comment la communauté compte contribuer à l'expérience du participant (p. ex., en créant un village des athlètes, en organisant des activités sociales, en mettant sur pied des formations pour les athlètes et les entraîneurs, etc.);
  • Indiquer les initiatives qui permettront aux participants de vivre une expérience hors du commun dans votre communauté.

Héritage

L'héritage est crucial pour la communauté d'accueil : l'impact des Jeux de l'Ontario devrait se faire sentir avant, pendant, et après l'événement. Les communautés doivent élaborer un plan d'héritage et se demander quels seront les héritages (directs et indirects) légués par l'accueil des Jeux de l'Ontario.

  • Quel type d'héritage la communauté peut-elle s'attendre à recevoir des Jeux?
  • Si la communauté enregistre un excédent financier au terme des Jeux, comment sera-t-il géré?

Exigences de la candidature :

  • Établir un plan d'héritage pour votre communauté, en précisant la façon dont il sera réalisé, les moyens qui seront mis en œuvre, et la façon dont votre communauté assurera le déroulement du plan après les Jeux.