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Foire aux questions à propos de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée

Les questions et réponses suivantes fournissent des renseignements sur la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée et sur ses rapports avec les renseignements personnels compris dans les dossiers des usagers des bibliothèques. Le ministère n'offre aucune opinion juridique sur ces questions. Si vous avez d'autres questions sur ce sujet ou sur vos circonstances particulières, vous devez consulter vos propres conseillers juridiques. Pour plus de renseignements sur le sens des renseignements personnels et sur la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, veuillez consulter le site Web du ministère des Services gouvernementaux.

  1. Une bibliothèque peut-elle utiliser les renseignements personnels sur les usagers de la bibliothèque à des fins autres que celles pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis (ex. : collecte de fonds, lancement d'un nouveau service de conseils aux lecteurs)?

    Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus et compilés ou pour une fin conforme à ces fins (voir la question 2). L'utilisation des renseignements personnels à d'autres fins n'est pas permise par la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée. Si une bibliothèque veut utiliser les renseignements personnels d'un usager à des fins non conformes à celles pour lesquelles ces renseignements ont d'abord été recueillis et compilés, elle doit obtenir le consentement écrit de l'usager avant de le faire (voir la question 4).

    Il n'est pas permis d'utiliser les renseignements personnels de l'usager pour la collecte de fonds à moins qu'il ait été raisonnable de s'attendre à ce qu'on en fasse cet usage au moment de la collecte des renseignements. Avant d'utiliser les renseignements personnels à des fins de collecte de fonds, les bibliothèques doivent évaluer soigneusement s'il était raisonnable que leurs usagers s'attendent à ce que leurs renseignements personnels servent à des fins de collecte de fonds en analysant les renseignements écrits que les usagers ont reçus au moment oú leurs renseignements personnels ont été recueillis.

    De la même façon, la bibliothèque qui veut utiliser les renseignements personnels d'un usager pour un nouveau type de service, comme un nouveau service de conseils pour lecteurs, doit s'assurer que son utilisation des renseignements personnels pour ce nouveau service est conforme aux fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis et compilés.

  2. Qu'entend-on par «fin conforme»?

    Une fin est une «fin conforme» seulement s'il est raisonnable que le particulier auprès duquel les renseignements ont été directement recueillis s'attende à cette utilisation des renseignements.

  3. Quels sont les renseignements concernant l'usager d'une bibliothèque qui sont considérés renseignements personnels?

    Les renseignements personnels sur les usagers d'une bibliothèque sont des renseignements sur l'usager qui comprennent, de façon non exclusive, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique, les préférences de lecture, le registre des ouvrages empruntés et la fiche de participation aux programmes de l'usager.

  4. Que doit faire la bibliothèque qui veut utiliser les renseignements personnels d'un usager à une nouvelle fin?

    La bibliothèque qui veut utiliser les renseignements personnels de ses usagers à une nouvelle fin (c'est-à-dire à une fin qui n'a pas été prévue ou qui n'est pas conforme aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis) doit obtenir et conserver le consentement écrit de l'usager de la bibliothèque. Ce consentement devrait comporter :

  • le nom de l'usager,
  • les renseignements personnels qui seront utilisés,
  • les utilisations qui seront faites de ce consentement,
  • la date du consentement et
  • l'institution à laquelle le consentement est accordé.

Lorsqu'une bibliothèque ne conserve pas une copie sur papier du consentement écrit de l'usager, on recommande de conserver un registre quelconque démontrant que l'on a bien reçu ce consentement écrit.